Erstmals nach rund zweieinhalb Jahren konnte am 09. Mai wieder die Tagung der Arbeitsgemeinschaft der Kommunalarchivare des Kreises Kleve in Präsenz stattfinden. Die Sitzungen, die normalerweise zweimal im Jahr stattfinden, dienen den Archivarinnen und Archivaren der Kommunen als wichtige Grundlage zur Vernetzung und zum persönlichen Austausch von Erfahrungen, Informationen und Neuigkeiten.
Die Organisation und Moderation der Sitzung am 09. Mai, die im Straelener Rathaus stattfand, hatte die Kreisarchivarin Dr. Beate Sturm übernommen. Gemeinsam mit Straelens Stadtarchivarin Claudia Kurfürst, begrüßte sie ihre Kolleginnen und Kollegen aus Geldern, Goch, Bedburg-Hau, Kranenburg, Kleve, Kalkar, Kerken, Issum, Rheurdt und Wachtendonk im Sitzungssaal.
Im Jahr 2015 wurde der Notfallverbund der Archive des Kreises Kleve unter Federführung des Kreisarchivs ins Leben gerufen, an dem sich nach und nach alle Kommunalarchive aus dem Kreis Kleve beteiligen wollen. Bestimmte Bedingungen zum Beitritt müssen zunächst erfüllt werden. So muss unter anderem die Priorisierung der Bestände erfolgen und die Fragen beantwortet werden: Was ist am wichtigsten? Was muss unbedingt gerettet werden? Auch die entsprechende Lagerung der Archivalien, die Begehungen mit der Feuerwehr, eine Notfallübung mit der Feuerwehr und das Umsetzen aller Anforderungen stehen auf der Agenda.
Das gemeinsame Anliegen der Archive ist die koordinierte Notfallvorsorge und eine sachgerechte Hilfe im Notfall. Bei Feuer, Havarien oder in anderen Notlagen wird dann ein Notfallplan greifen, auf dessen Grundlage die Archivare gemeinsam die wertvollen Originale schneller und effektiver retten können. Wertvolles Kulturgut aus dem Kreis Kleve ist damit für die Zukunft besser geschützt. Das Stadtarchiv Straelen ist seit November 2019 Mitglied im Notfallverbund.
Im Fokus der Zusammenarbeit der Archive stehen aktuell die Veränderungen, die die Einführung des digitalen Dokumentenmanagements (DMS) in den Kommunalverwaltungen mit sich bringen. Viele Archivarinnen und Archivare sind in ihren Verwaltungen aktiv daran beteiligt und verantworten die Schriftgutverwaltung, die Aktenpläne oder auch die Einführung eines digitalen Langzeitarchivs sowie die archivische Vorbewertung bei den verschiedenen elektronischen Fachverfahren in der Verwaltung und den Umgang mit hybrider Überlieferung (analog und digital).
Teil an der Sitzung in Straelen nahm außerdem Dr. Gregor Patt, Vertreter des Archivberatungs- und Fortbildungs- Zentrums (LVR). Das afz des LVR stellt den Archiven ein breitgefächertes Angebot bereit und informiert unter anderem über Fördermöglichkeiten für Bestandserhaltung und Restaurierung oder unterstützt bei der Antragsstellung bei der Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) sowie der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK).
Im Mittelpunkt der Veranstaltung in Straelen stand neben dem Austausch ein Workshop, den die Restauratorin Anna Katharina Fahrenkamp vom LVR durchgeführte. Sie stellte das sogenannte LVR-Conservation-Kit, einen Notfallkoffer für Erste Hilfe zur Sicherung oder Behebung kleiner Schäden an Archivalien vor. Es enthält die wesentlichen Materialen und Werkzeuge, die für eine selbständige Durchführung kleinerer Reinigungs- und Sicherungsmaßnahmen am Archivgut benötigt werden. Mit Blick auf den beim Umgang mit verschmutztem, eventuell mikrobiell kontaminiertem Archivgut in jedem Fall erforderlichen Gesundheitsschutz ist darüber hinaus auch "Persönliche Schutzausrüstung" (PSA) enthalten. Jedes Kommunalarchiv im Kreis Kleve erhielt am Ende der Veranstaltung ein Conservation-Kit.